切记！职场邮件需注意的细节

电子邮件是如今工作场所重要的通信工具之一，但不是每个人都知道如何很好地使用这个工具。工作邮件也是人际沟通的一种方式，和打电话、面谈一样，有很多学问讲究，所以在发送邮件之前一定要深思熟虑。

【发送，抄送，密抄送，你明白吗？】 发送——发送是TO，只给一个人;这是一个权责关系，发送对象是需要对方回馈的，内容要针对对方说，这个是起码的，正规事项上，对方也有义务回复你的问题，起码要回复，已知悉; 抄送——抄送是CC，除了发送人，还给其他人员看到;其他人员可以看到其他收到邮件的人;如无问题抄送是可以不回复的;职权上来说，更像是给相关人员一个知情权;需要注意的是：在添加抄送对象时，了解被抄送人的职位等级高低还是非常重要的; 密送——密抄送BCC，收到密送的人，不会显示出来，收件人彼此之间不知道。

Q1：那比如说：一个项目邮件，有客户方对应的接口人，有部门主任，可能都需要发，那么如何选择? A1：如果我是项目负责人，这个邮件内容需要对接的是客户的接口人;那么发送人是接口人，抄送是部门负责人; A2：可能都需要发，我觉得应该了解清楚。避免不必要的麻烦。我会跟发送的人请求看是否需要抄送给他人; A3：觉得发送人最好是一个，这样比较明确;最直接的事件执行者是唯一接收人，其他人全部抄送 #一键转发是个很可怕的东西# 1.我遇见过项目助理给3个项目的负责人跟相关人员发会议通知;然后某项目负责人回复邮件的时候，一键转发了所有人。 2.某竞争对手把客户群发的邮件，又全部回复了;结果就是他的公司资料信息在客户的所有供应商的电脑上出现了

【附件一定要注意】 1.发送邮件的时候，有附件先将附件上传，然后写明内容、标题，检查完成后再添加发送人、抄送人。 2.#文件命名是个大学问#——附件名称上需注明“事项、提交人名称、时间或者编号”;不添加附件的，添加附件但是文件名乱七八糟的、或者是不同版本，没有加时间和负责人后缀的，都会给对方造成阅读沟通上的麻烦; 3.如果邮件内上传的附件数量较多，需要考虑整理打压缩包，或者逐个上传、便于领导手机阅读或者在线预览; 4.发给外部客户的文件，有很多是不能给客户修改的协议，必须用pdf，哪怕对方觉得烦也要用;尤其是合同之类的，有同事发了图片格式，被点名批评，现在ps很厉害哦。 5.#沟通很重要#——其实还有一个常见的问题。就是业务沟通一定要清楚。很多时候我要CDR格式文件，他非给我AI的，虽然这不是文件本身的问题，但是我觉得跟前期沟通有关。往往广告公司和设计常见这类问题。 【

格式切切不可忘】 1.FYI——for your information，让你知道这个事的意思;不过这个一般都是上级对下级，或者平级。不然慎用! 2.office的不同版本间的格式，最好还是存成2003版;自己公司统一用07的话倒无所谓;但是如果发给客户，要注意了：很多地方目前仍使用2003版本，高阶的文档无法查阅，打不开事小，耽搁了时间才是大问题;另外office保存时必须弄成兼容模式。

【快看看你的签名档！】 1.自己的签名，切勿使用奇奇怪怪的名字，例如“奥特曼”、“蝙蝠侠”等，不然你可不是奥特曼，而会变成笑柄;对方的签名也不要存奇怪的东西，我看到过有人存了一个“xx公司某某，急性子，来件速回”，但是你想想当事人看到是什么表情。 2.有几个公司名称，邮箱可以设置几个签名档;签名档可以在邮件客户端和邮件后台自由设置;是否要使用英文的话，可依据个人习惯，但是一定要包含以下内容：公司名、姓名、电话、传真(没有可不选)、地址(中英对照);ps：签名档内含有超链接，可能会被视作垃圾邮件哦! Example： 顺颂商祺!/祝今天工作顺心!/祝身体健康! —————— 须臾 xxxx xxxx 【正文汇报要分明】 1.第一段行文里说清楚一共有那几件事汇报，例如“各位领导，晚上好，有关xxx、xx、xxx的事情，请参阅如下：” 2.然后下面开始分点说明，按重要程度列点，分标题加粗。后面括号里标注相关的附件;附件名称也修改成附件一、二、三的格式 3.涉及到具体的数据、更改项、需要重点关注的字眼/数字时，用下划线标出来; 4.一般要是标题加粗了，那分标题的内容里就不会再用加粗了，不然视觉效果有点主次不分，下划线也能起到这个效果。 5.其实内容很少变字体，简化描述，不废话，要比写一大堆，然后再在里面标注重点要好得多。

【发送完成记得提醒】 重要的邮件，尤其是有明确时间节点，还有直系领导的事情，需要通过短信or电话方式提醒;如果觉得直接电话，会打搅到对方的会议等，那么可以采取首先短信告知，如果过一两个小时，没有收到回复的短信，再去考虑电话通知。 我见过最滴水不漏的采购，发邮件完了以后5分钟以内，必然收到邮件、短信、电话、QQ;然后抄送给了双方的上一级直属领导。